Impressum/Datenschutz
Verantworliche Stelle für Impressum und Datenschutz:
Kindertagesstätte Lilly & Lars GmbH
Corinne Gehrer
Untere Hardegg 34
4600 Olten
mail@lillyundlars.ch
Datenschutzerklärung der Kindertagesstätte Lilly & Lars
Inhaltsverzeichnis
I. WORUM GEHT ES IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG?
II. WER IST FÜR DIE BEARBEITUNG IHRER DATEN VERANTWORTLICH?
III. WELCHE DATEN BEARBEITEN WIR?
IV. WOHER STAMMEN DIE DATEN?
V. ZU WELCHEN ZWECKEN BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
VI. WEM GEBEN WIR IHRE DATEN BEKANNT?
VII. GELANGEN IHRE PERSONENDATEN AUCH INS AUSLAND?
VIII. WIE LANGE BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
IX. WELCHE RECHTE HABEN SIE?
X. WIE BEARBEITEN WIR DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT UNSERER WEBSITE UND ÜBRIGEN DIGITALEN DIENSTEN?
XI. KANN DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG GEÄNDERT WERDEN?
I. WORUM GEHT ES IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG?
Die Kindertagesstätte Lilly & Lars GmbH, Untere Hardegg 34, 4600 Olten («Kita Lilly & Lars»), (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie (z.B. Eltern, Vertragspartner), die be-treuten Kinder («betreute Personen»), Bewerber im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens oder auch andere Personen («Dritte») betreffen. Diese Datenschutzerklärung schliesst die betreuten Personen jeweils mit ein, sofern nicht explizit abweichend kommuniziert wird.
In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie www.lillyundlars.ch verwenden, unsere Dienstleistungen nutzen, durch uns betreut werden, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Wir können Sie zusätzlich über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren (z.B. in Formularen, Vertragsbedingungen oder zusätzlichen Datenschutzerklärungen).
Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten». Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen und «Bearbeiten» be-deutet jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Verändern, Bekannt-geben und Löschen.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).
II. WER IST FÜR DIE BEARBEITUNG IHRER DATEN VERANTWORTLICH?
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist verantwortlich:
Kindertagesstätte Lilly & Lars GmbH
Untere Hardegg 34
4600 Olten
mail@lillyundlars.ch
III. WELCHE DATEN BEARBEITEN WIR?
Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten von Ihnen (betreute Personen eingeschlossen). Die wichtigsten Kategorien sind die folgenden:
• Stammdaten: Das sind die Grunddaten wie z.B. Name, Kontaktdaten, Daten zur Person, Fotos, Be-treuungs- und Kundenhistorie, Einwilligungserklärungen sowie Informationen über Dritte (z.B. Kontaktpersonen, Angaben zur Familie).
• Vertragsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie bei Ver-tragsabschlüssen anfallen, wie z.B. vertragliche Leistungen, Daten betreffend die Leistungserbrin-gung, Daten aus dem Vorfeld des Vertragsschlusses, Angaben zur Abwicklung (z.B. Rechnungsstel-lung) und Finanzdaten (z.B. Angaben über die wirtschaftlichen Verhältnisse zur Tarifeinstufung).
• Betreuungsdaten: Das sind die Daten, welche das Betreuungsverhältnis betreffen und im Rahmen der Betreuung anfallen, wie z.B. Gesundheitsdaten (z.B. Allergien) oder Präferenzen (z.B. Essens-wünsche). Das sind in der Regel Daten über die betreute Person, können aber auch Daten der El-tern oder sonstiger Dritten betreffen (z.B. weitere Bezugspersonen).
• Bewerberdaten: Das sind Daten, welche im Rahmen einer Bewerbung für eine Arbeitsstelle bei uns anfallen, wie z.B. beruflicher Werdegang, Aus- und Weiterbildungen, Referenzen und Daten aus öffentlichen Quellen (z.B. Social Media und Internet). Darunter fallen auch Informationen über strafrechtliche Verurteilungen sowie Berufs- / Tätigkeitsverbote (insbesondere Strafregisterauszü-ge).
• Kommunikationsdaten: Das sind Daten, die im Zusammenhang von Kommunikation zwischen uns und mit Dritten anfallen (z.B. per E-Mail, Telefon, brieflich oder über sonstige Kommunikations-mittel), wie z.B. Inhalt von E-Mails oder Briefen, Ihre Kontaktdaten sowie Randdaten der Kommu-nikation.
• Registrierungsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen einer Registrierung (z.B. Login-Bereiche, Newsletter) bei uns anfallen, respektive Sie uns angeben (z.B. E-Mail).
• Technische Daten: Das sind Daten, welche im Rahmen der Nutzung unserer elektronischen Ange-bote (z.B. Website) anfallen, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem Ihres Endge-räts, die Region und der Zeitpunkt der Nutzung. Technische Daten für sich lassen grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zu. Sie können jedoch mit anderen Datenkategorien (z.B. Re-gistrierungsdaten) und so gegebenenfalls mit Ihrer Person verknüpft werden.
• Verhaltens- und Präferenzdaten: Das sind Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, wie z.B. Reaktionen auf elektronische Mitteilungen, Navigation auf der Website, Interaktionen mit unse-ren Social Media Profilen, Teilnahme an Anlässen, gegebenenfalls ergänzt mit Angaben von Drit-ten (auch aus öffentlich zugänglichen Quellen).
• Sonstige Daten: Darunter fallen insbesondere: Daten, die im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren anfallen (z.B. Akten), Daten, die aufgrund des Gesundheitsschutzes (z.B. Schutzkonzepte) erhoben werden, Fotos, Video- oder Tonaufnahmen, die wir herstellen oder von Dritten erhalten und auf denen Sie erkennbar sind (z.B. an Anlässen), Teilnahmen an Anläs-sen.
IV. WOHER STAMMEN DIE DATEN?
• Von Ihnen: Viele der von uns bearbeiteten Daten geben Sie uns selbst bekannt (z.B. im Zusam-menhang mit unseren Leistungen oder der Kommunikation mit uns). Sie sind zur Bekanntgabe Ih-rer Daten mit Ausnahmen in Einzelfällen (z.B. gesetzliche Verpflichtungen) nicht verpflichtet. Wenn Sie jedoch beispielsweise mit uns Verträge schliessen oder unsere Leistungen beanspruchen wollen, müssen Sie uns gewisse Daten bekanntgeben.
• Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Medien oder dem Internet inkl. Social Media) entnehmen oder diese von Behörden (z.B. Gemein-den, Aufsichtsbehörden), Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns in einer geschäftlichen Be-ziehung steht oder anderweitig zu tun hat und von sonstigen Dritten (z.B. Verbände) erhalten. Da-zu gehören insbesondere die nachfolgenden Kategorien: Stammdaten, Vertragsdaten, Betreu-ungsdaten und sonstige Daten, aber auch alle anderen Datenkategorien gemäss Ziff. 3 sowie Da-ten aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten.
V. ZU WELCHEN ZWECKEN BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
• Kommunikation: Um mit Ihnen kommunizieren zu können (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, der Vertragsabwicklung und der Betreuung), bearbeiten wir Daten von Ihnen.
• Aufnahme, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Im Zusammenhang mit Vertragsschlüs-sen bzw. Vertragsabwicklungen mit Ihnen als Eltern oder erziehungsberechtigte Person, Lieferan-ten und Dienstleister oder anderen Vertragspartnern bearbeiten wir Personendaten. Auch die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), die Buchfüh-rung, die Beendigung von Verträgen und die öffentliche Kommunikation gehören dazu. Wir bear-beiten auch Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses sowie zur Anbahnung des Arbeitsver-hältnisses.
• Betreuung und Vermittlung von Betreuungsplätzen: Im Rahmen der Betreuung und zur Vermitt-lung von Betreuungsplätzen bearbeiten wir Daten von Ihnen, den betreuten Personen sowie Drit-ten.
• Marketingzwecke und zur Beziehungspflege: Zu Marketingzwecken und zur Beziehungspflege bearbeiten wir Daten bspw. um unseren Kunden, anderen Vertragspartnern und sonstige Interes-senten personalisierte Werbung (z.B. als Drucksache, per E-Mail oder via andere elektronische Ka-näle) zu Dienstleistungen und sonstigen Neuigkeiten von uns zu senden. Sie können solche Kon-takte jederzeit ablehnen bzw. eine Einwilligung in die Kontaktaufnahme für Werbezwecke durch Mitteilung an uns (Ziff. 2) verweigern oder widerrufen.
• Verbesserung unserer Dienstleistungen und unseres Betriebs: Um unsere Dienstleistungen (inkl. Website) laufend zu verbessern, analysieren wir bspw., wie Sie durch unsere Website navigieren oder welche Dienstleistungen von welchen Personengruppen in welcher Weise genutzt werden.
• Registrierung: Um bestimmte Angebote und Dienstleistungen (z.B. Login-Bereiche, Newsletter) nutzen zu können, müssen Sie sich (direkt bei uns oder über unsere externen Dienstleister) regist-rieren, hierfür bearbeiten wir Daten.
• Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden. Im Rahmen der Einhal-tung von Gesetzen und zur Erfüllung allfälliger gesetzlicher Aufgaben können wir Personendaten bearbeiten (z.B. Führen von Verzeichnissen auf Grund der Pflegekinderverordnung (PAVO), steu-errechtliche Pflichten oder für Gesundheitskonzepte). Ausserdem können bei internen Untersu-chungen sowie bei externen Untersuchungen (z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbe-hörde oder eine beauftragte private Stelle) Datenbearbeitungen erfolgen.
• Risikomanagement und Unternehmensführung: Im Rahmen des Risikomanagements (z.B. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und der Unternehmensführung, einschliesslich unserer Be-triebsorganisation (z.B. Ressourcenplanung) und Unternehmensentwicklung (z.B. An- und Verkauf von Betriebsteilen oder Unternehmen), können wir Personendaten bearbeiten.
• Weitere Zwecke: Zu diesen weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke, administrative Zwecke (z.B. die Verwaltung von Stammdaten oder die Buchhaltung), die Wahrung unserer Rechte und die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Auch die Wahrung weite-rer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.
VI. WEM GEBEN WIR IHRE DATEN BEKANNT?
Im Zusammenhang mit unseren Verträgen, der Website, unseren Dienstleistungen, unseren rechtlichen Pflichten oder sonst zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und den weiteren in Ziff. 5 aufgeführten Zwecken, übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Dritte, insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:
• Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die (i) in unserem Auftrag, (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder (iii) in eigener Verantwortung Daten be-arbeiten (z.B. IT-Provider, Banken, Versicherungen). Dazu können auch Gesundheitsdaten gehö-ren.
• Vertragspartner, inklusive Eltern und betreute Personen: Gemeint sind unsere Kunden (Eltern und erziehungsberichtigte Personen), die betreuten Personen und andere Vertragspartner von uns, wo sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt (z.B. weil wir einen Betreu-ungsvertrag geschlossen haben). Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Die Empfänger bearbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortlichkeit.
• Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden (z.B. KESB, Ge-meinden, Aufsichtsbehörden) im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflich-tet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Wenn Sie sich bei uns für eine Arbeitsstelle bewerben, sind wir verpflichtet, insbesondere Ihre Personalien der zuständigen Aufsichtsbehörde bekannt-zugeben, damit diese Ihren Leumund (insbesondere Strafregisterauszug) überprüfen kann. Die Empfänger bearbeiten die Daten in eigener Verantwortlichkeit.
• Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 5 ergibt. Andere Empfänger sind z.B. Dritte, im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (z.B. Ihr Anwalt oder weitere von Ihnen bestimmte Bezugspersonen) oder an Behörden- oder Ge-richtsverfahren beteiligte Personen. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Ge-schäfte, Betriebsteile, Vermögenswerte oder Unternehmen verkaufen oder erwerben oder Part-nerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen, z.B. als Eltern, be-treute Person, Lieferant oder als deren Vertreter) an die an diesen Transaktionen beteiligten Per-sonen zur Folge haben kann. Im Rahmen der Kommunikation mit unseren Mitbewerbern, Bran-chenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Da-ten kommen, die mitunter Sie betreffen.
Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).
VII. GELANGEN IHRE PERSONENDATEN AUCH INS AUSLAND?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirt-schaftsraum (EWR), im Ausnahmefall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister – aber potentiell in jedem Land der Welt.
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revi-dierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkann-ten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebe-stimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Be-kanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.
VIII. WIE LANGE BEARBEITEN WIR IHRE DATEN?
Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfris-ten und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsys-temen). Stehen keine rechtlichen, vertraglichen Pflichten oder technischen Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer übli-chen Abläufe.
IX. WELCHE RECHTE HABEN SIE?
Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personenda-ten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbei-tung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen oder eine Einwilligung widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.
Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben fin-den Sie in Ziff. 2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).
Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir behalten uns vor, Kopien aus datenschutz-rechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.
X. WIE BEARBEITEN WIR DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT UNSERER WEBSITE UND ÜBRIGEN DI-GITALEN DIENSTEN?
Bei der Nutzung unserer Website (inkl. Newsletter und weitere digitale Angebote) fallen Daten an, die in Protokollen gespeichert werden (insbesondere technische Daten). Zudem können wir Cookies und ähnliche Techniken (z.B. Pixel-Tags oder Fingerprints) einsetzen, um Website-Besucher wiederzuerkennen, ihr Verhal-ten aufzuzeichnen und Präferenzen zu erkennen. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die zwischen dem Server und Ihrem System übermittelt wird und ermöglicht die Wiedererkennung eines bestimmten Geräts oder Browsers.
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Sowohl die von uns erhobenen technischen Daten als auch Cookies enthalten in der Regel keine Personen-daten. Allerdings können Personendaten, die wir oder von uns beauftragte Drittanbieter von Ihnen spei-chern (z.B., wenn Sie ein Benutzerkonto bei uns oder diesen Anbietern haben), mit den technischen Daten bzw. mit den in Cookies gespeicherten und aus ihnen gewonnenen Informationen verknüpft werden und damit möglicherweise mit Ihrer Person.
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XI. KANN DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG GEÄNDERT WERDEN?
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Quelle: kibesuisse.ch